Als 33-jarige mocht ik op de valreep nog lid worden van het Jonge Bibliothecarissennetwerk. Zijn er dan zo weinig twintigers werkzaam in de bibliotheek dat de leeftijdsgrens verruimd is naar 35 jaar? Nu ben ik zelf ook ooit zo’n twintiger geweest. Tien jaar geleden startte ik mijn carrière bij Bibliotheek Vlissingen als stagiair op de afdeling Communicatie. Dat beviel mij zo goed, dat ik er nu nog werk… En waarschijnlijk is dat ook meteen de reden dat er zo weinig jongeren werkzaam zijn in ons vakgebied: niemand maakt plaats voor de jongere generatie! Tien jaar later ben ik hier nog altijd de jongste werknemer*.
Voor mij komt er dus een jubileum aan. Tijd om eens terug te blikken op mijn jaren als communicatiemedewerker bij Bibliotheek Vlissingen. Ik heb in die tien jaar vanzelfsprekend al heel wat projecten voorbij zien komen, ook op het gebied van de interne communicatie. Maar of dat altijd zulke succesnummers waren?
Personeelscommunicatie door de jaren heen
Elkaar informeren, enthousiasmeren en aansturen. Dat is het doel van interne communicatie. Hoe beter de kwaliteit van de interne communicatie; hoe tevredener de medewerkers. Niet alleen projecten, drukbezochte lezingen en een mooie collectie zorgen voor succes, maar juist ook de mensen in de organisatie. In Vlissingen waren we hier al vroeg van doordrongen. In de tijd voordat ik in dienst trad bij Bibliotheek Vlissingen was er zelfs een heus papieren personeelsblad. Directeur Kees Hamann hield iedereen op de hoogte van de gang van zaken via dit onregelmatig verschijnende periodiek onder de naam ‘Breeduit’. Actualiteiten als nieuwe dienstverlening, nieuwe medewerkers en roosters kwamen aan bod. In een van de laatste uitgaven uit 1999 las ik dat onze bibliotheek toen al een basisniveau computercursus organiseerde in de mediatheek op de lokale middelbare school. Een groot succes: 148 personen meldden zich aan! Klik & Tik: eat your heart out
Digitaal
Vervolgens maakte dit (toch wel bewerkelijke) papieren blad in het digitale tijdperk plaats voor een intranetpagina onder de naam ‘Biebweb’. In die periode kwam ik bij Bibliotheek Vlissingen als stagiair. Ik herinner mij dat de betreffende intranetpagina vooral gevuld werd met personele mededelingen en dat het een opslagplek werd voor onze persberichten. Er was geen mogelijkheid tot reageren. Je vond er wat achtergrondinformatie over de bibliotheek, maar leuke gezellige verhaaltjes waren er niet te vinden. Biebweb trok niet bijster veel bezoekers. Het vereiste dan ook een bewuste handeling om naar die specifieke pagina te surfen.
Wiki
In 2009 werd het statische Biebweb opgevolgd door een (voor die tijd) ultramodern communicatiekanaal; we gingen over op een wiki. Die doopten we later om tot (hoe kan het ook anders) de Biebwiki. We vierden de lancering met koffie en taart. Iedereen werd geacht minstens één keer per dag op de wiki te kijken en vooral het nieuws en de agenda goed in de gaten te houden. Nieuwsberichten en meldingen gebeurden vanaf die dag niet meer per mail. Ook verslagen van overleggen werden alleen nog via de wiki verspreid. Er werd zelfs een speciale biebwikimoderator aangesteld, ook wel ‘wiki-tuinier’ genoemd.
Een externe collega werd belast met deze functie en een bedrijf uit Engeland verzorgde de techniek. Vol enthousiasme gingen we aan de slag. Ook ik als stagiair werd volop bij de implementatie betrokken. We hadden zelfs speciale Biebwiki-overleggen tijdens welke bijvoorbeeld aan de orde kwam hoe we ervoor konden zorgen dat iedereen van dit kanaal gebruik maakte. En wat vooral belangrijk bleek bij een wiki: hoe zorgen we voor structuur en orde?
Het was best bijzonder om een wiki als intranet te hebben; het is een tweezijdig communicatiekanaal waar deelnemers zelf content kunnen plaatsen, zonder tussenkomst van een redacteur. Dit alles op een eenvoudige manier, zodat iedereen ermee kan werken. Dit moest de betrokkenheid vergroten. Bovendien zou alle informatie over bepaalde projecten gemakkelijk terug te vinden zijn, zo was de gedachte.
Klinkt ideaal, vooral voor een organisatie waar veel op projectbasis wordt gewerkt. Maar toch kwam het nooit echt van de grond. Uit een (intern) onderzoek in 2011 onder 20 medewerkers bleek dat men de lay-out rommelig en onoverzichtelijk vonden. Bovendien kwamen we terecht in een periode van bezuinigingen. Collega’s vertrokken en ook onze wiki-tuinier nam afscheid. Aangezien niemand zich echt verantwoordelijk voelde, werd de wiki (netjes gezegd) een zootje. Mappen puilden uit, verouderde info werd niet verwijderd, de structuur was weg. Bovendien zorgde het trage systeem ervoor dat e-mail als communicatiemiddel toch echt favoriet bleef. Biebwiki is intussen een stille dood gestorven…
Anno 2017 hebben wij geen papieren personeelsblad, geen intranet en geen biebwiki. Hoe houden we elkaar dan op de hoogte? Tsja, good old e-mail. Maar vergeet deze niet: de koffiepauze! Wij hebben iedere dag om 9.45 uur nog steeds een gezamenlijk koffiemoment. We praten over werk en privé in de kantine. Daar heb je geen tuinier voor nodig. Alleen goede koffie, dat dan weer wel.
Marileen (Bibliotheek Vlissingen)