Op 29 november 2024 organiseerden we een workshop Aapjesmanagement in Stadkamer Zwolle. Sandra van Dijk van Optiwork nam ons mee in hoe je de “aapjes op je schouders” – alle taken die je kunt hebben – managet. Want op sommige momenten word je overvraagd door collega’s, maar ook door jezelf.
Breinfeitjes
We trapten af met een aantal breinfeitjes. Wist je bijvoorbeeld dat dagdromen een natuurlijke toestand van je brein is? Het is dus helemaal niet zo gek als je af en toe even afdwaalt, en dat afdwalen zorgt zelfs voor nieuwe inzichten. Vandaar dus dat je soms onder de douche ineens een geniaal plan hebt waar je overdag al uren op hebt lopen broeden.
En wist je ook dat het gevoel van controle alleen al ervoor kan zorgen dat je minder stress ervaart?
Multitasken
Dat gevoel van controle bereik je in ieder geval niet door te gaan multitasken. Want: multitasking bestaat niet. Probeer dit maar eens: schrijf M U L T I T A S K I N G B E S T A A T N I E T en nummer daaronder 1, 2, 3, etc. onder elke letter. Je zult zien dat wanneer je deze taken om en om doet, dus eerst de letters en dan de cijfers schrijft dat dit best redelijk gaat. Als je daarna om en om schrijft en nummert, zul je (in de meeste gevallen) zien dat dit een stuk langzamer en vooral ook moeizamer gaat. Je brein is niet ingesteld op het doen van meerdere taken tegelijk. Je kunt ze dus beter om en om doen.
Van kastelen tot goed voor je lijf zorgen
In de sessie zoomden we ook in op de problemen waar mensen het vaakst tegenaan lopen als het gaat om aapjesmanagement. Ten eerste perfectionisme, ten tweede het nee durven zeggen als een collega iets van je vraagt, ten derde het meteen doen wat van je gevraagd wordt, en tot slot het niet goed voor je lijf zorgen als je ergens mee bezig bent (pauze, wat is dat?). We bespraken tips om om te gaan met deze worstelingen. En zo kwamen we uit op: moet ik dit nu doen?
Leg de klemtoon eens anders. Merk je het verschil?
Moet ik dit nu doen?
Moet ik dit nu doen?
Moet ik dit nu doen?
Moet ik dit nu doen?
Moet ik dit nu doen?
GRATIS TIP: vraag eens door aan je collega wat hij/zij/die precies van je vraagt. Dat geeft jou kaders, maar helpt de collega zelf ook in bewustwording van wat diegene van je vraagt. En heb je toch te snel ja gezegd? Je mag er altijd op terugkomen!
Er is geen reden om twee keer dezelfde gedachte te hebben
Tenzij je dit een leuke gedachte vindt. Zorg er daarom voor dat je goed plant. Daarvoor is het handig maximaal twee plekken te hebben waar je je taken noteert. Namelijk op een parkeerplek (zoals een to-do lijstje) en in je agenda. Je agenda (en niet je mailbox!) is daarbij leidraad voor wat je daadwerkelijk gaat doen op een dag.
Je inbox op orde
Toen gevraagd werd hoeveel mailtjes iedereen in zijn mailbox had zitten liepen de antwoorden uiteen van een vijftal tot duizenden. Hoe zorg je ervoor dat je je inbox op orde hebt en waarvoor is je inbox eigenlijk bedoeld?
In ieder geval niet als prullenbak, archief of to-do-lijst. Je inbox is een communicatiemiddel. Dus hup, check: moet ik dit nu oppakken en bepaal wat je met de e-mail doet. Verwijderen, archiveren, doorsturen, snel afhandelen of plannen in je agenda? Want voor je inbox geldt dat er geen reden is om één mail vaker dan twee keer langs te zien komen.
GRATIS TIP: heb je nu nog een overvolle inbox? Google dan eens op de knop ‘opruimen’. Daarmee kun je in één keer een heleboel e-mails weggooien.